Аутсорсинг в бухгалтеском учете

Аутсорсинг - передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением. Аутсорсинг в бухгалтерском учете - ведение бухгалтерского и налогового учета и представление отчетности через Специализированную организацию.

Благодаря аутсорсингу Компания-Клиент может минимизировать налоговые риски, избежать зависимости от персонала, и снизить затраты времени на управление бухгалтерией.

При выборе Специализированной компании Компания-Клиент в первую очередь ориентируется на стоимость. Однако данные услуги являются недешевыми, но при этом Компания-Клиент получает выгоды не от цены как абсолютного показателя, а от качества оказанных услуг. Под качеством оказанных услуг понимается своевременная и достоверная отчетность Компании-Клиента.

Компания-Клиент должна принять управленческое решение для себя – передавать ли бухгалтерию на аутсорсинг Специализированной компании либо создавать свою централизованную бухгалтерию.

В случае передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг Специализированной компании необходимо заключить договор на оказание услуг. Отношения между сторонами регулируются в рамках договора возмездного оказания услуг в соответствии с главой 39 Гражданского кодекса РФ.

Обращаем внимание, что в приказе по учетной политике Компания-Клиент, принявшая решение о передаче ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг, должна обязательно зафиксировать этот факт.

В договоре необходимо четко определить предмет, т.е. какие конкретно услуги Компания-Клиент хочет получить – полное ведение бухгалтерского учета или только расчет заработной платы, выписка счетов и другое. При заключении договора советуем не забывать об ответственности за нарушение конфиденциальности.

Важное значение имеет указание в договоре информации о документообороте: какие документы будет получать Специализированная компания, также сроки их предоставления. Конечно, передавать документы ежедневно, а если еще и Компания-Клиент находится в другом городе, не целесообразно. В большинстве случаев каждый день передают только копии документов либо по факсу, либо по электронной почте, а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Также передача данных возможна с помощью синхронизации данных через систему двухсторонней репликации, т.е. выгрузки базы данных 1С.

Необходимо также продумать общение по построению отношений Специализированной компании и Компании-Клиента. И лучше всего это зафиксировать в договоре, т.е. указать в договоре контактные данные должностных лиц как со с стороны Специализированной компании так и со стороны Компании-Клиента, а также четко разграничить их ответственность за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.

Не стоит забывать и об Отчете специализированной компании о проделанной работе. Такую обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг можно предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях специализированной компании и тогда Компания-Клиент сможет проконтролировать выполнение всех действий.

Особо следует обратить внимание на ответственность Специализированной компании за ненадлежащее качество оказываемых услуг, а также об обязанности возмещения ущерба из-за ненадлежащего качества выполненной работы. Поэтому рекомендуем Компании такое условие предусмотреть в договоре, для того чтобы полностью избавиться от рисков бухгалтерских ошибок или минимизировать потери. Например, включить в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов, компенсируются Специализированной компанией, а Компания-Клиент при этом имеет возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет Специализированной компании.

Проанализировав деятельность Специализированной компании по предоставлению бухгалтерского аутсорсинга, можно выделить следующие преимущества данной услуги:

• Пользуясь услугами Специализированной компании, Компания-Клиент снижает затраты по оплате труда бухгалтерии, поскольку оплата труда высококвалифицированного штатного бухгалтера высока.
• Снижаются затраты времени менеджмента на управление бухгалтерской службой.
• Специализированная компания оказывает услуги с помощью высококвалифицированных специалистов по бухгалтерскому учету и налогообложению, поэтому у Компании-Клиента снижается риск неправильности отражения операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности.
• При оказании аутсорсинга не нужно оборудовать рабочие места, приобретать специальное программное обеспечение, повышать квалификацию работников финансовой службы.